هکاتون

چگونه یک اجرای موفق داشته باشیم
هکاتون

هکاتون چیست ؟

تعریف
من “هکاتون” را بسیار گسترده تعریف می کنم :
❖ هک کردن،حل مسئله خلاق است. )لازم نیست فناوری را درگیر کند.(
❖ هکاتون هر رویداد ی است که د ر ه ر مدت زمان ی وجود دار د که افراد برا ی حل مشکلات گرد هم می آیند. اکث ر هکاتو ن
هایی ک ه من اجر ا کرده ام نیز دارای موازی برای کارگاه ها هستند
شرکت کنندگان معمولاً گروههایی از حدود 2 – 5 نفر را تشکیل می دهند ، لپ تاپ های خود را بیرون می آورند )اگر ای ن
رویداد با موضو ع فناور ی باشد( و د ر مشکلا ت فرو می روند. کارگا ه های آموزش ی ی ک مسیر مواز ی عالی ب ه ویژه برای تاز ه
واردا ن بلک ه برای هم ه شرکت کنندگان است .
انرژی مثب ت
به دلیل برخی از ساختارهای ناسالم ، رقابتی و برای تعیین انتظارات غیرواقعی ، هکاتون ه ا دچار رپ بد شده است. هکاتون ر ا
مانند ای ن اجرا نکنید و در مسیر صحی ح قرار خواهید گرفت. در اینجا اهدافی را که باید د ر خاطر داشته باشم :
❖ جامعه ای ر ا که هکتو ن برای آن در نظر گرفت ه است تقویت کنید .
❖ از افرا د تاز ه وارد جامع ه استقبال می شود .
❖ فرصتی را برای شرکت کنندگان فراهم کنید تا چیز جدیدی یاد بگیرند .
❖ فرصت و زمان را برای شرکت کنندگان فراهم کنید تا در مور د مشکلات مورد علاقه خود پیشروی کنند
2
انتظار ندارید تا پایان هکاتون مشکلی را حل کرده باشید. مشکلات زندگی واقعی سخت است! برای حل مشکلات یا به عنوا ن
یک جلسه تمرین ی ، از هکاتون به عنوان یک گشت و گذار در ی ک سفر طولانی فکر کنید تا شرکت کنندگان را برای ح ل
مشکلات آماده کنی د
از آنجا که نمی خواهید مشکلی را حل کنید ، فشارهای غی ر واقعی )و ناسالم( به شرکت کنندگان خود وارد نکنید. تمام شب
بیدار نشوید ، شرکت کنندگان را با کافئین پمپ نکنید و برنده و بازنده نکنید. فقط در هکاتون های من هرگز آبجو ، مسابقات
و یا فشار زمان وجود نداشته است. شرکت کنندگان باید انرژی بگیرن د و از انرژی مثبت استقبال شوند
صبر کنید – شاید یک hackathon درست نباش د
یادداشتهای من در زیر اکثراً تدارکاتی هستند و یک رویکرد محور فناوری را در نظر می گیرند. من این را تصدیق می کنم که
شما می خواهید یک هاکاتو ن اجرا کنید. اما بخوانید بنابرای ن فکر می کنید می خواهید هکاتون را اجرا کنید؟ بار دیگر توسط
لورنل ن مک کان فکر کنید تا به فکر روشهای دیگر ی )و گاهی اوقات بهتر( درگیر کردن یک جامعه باشید .
همچنین در نظر بگیرید که رویداد خود را “hackathon” ننامید. همه نمی دانند منظور شما چیست و “هک کردن” احتمال
دارد که همه گروهه ا استقبا ل کنند. اگ ر هد ف هکاتون شما بازاریابی ی ک محصول است ، در اینجا متوق ف شوی د و ی ک
راهنما ی متفاوت بخوانید. اهداف شما و اهداف من یکسان نیست .
استقبال از تاز ه واردا ن
سخت ترین کار د ر مورد اجرا ی ی ک هکاتو ن موفق ، استقبال از تاز ه واردا ن و کمک به آنه ا برای شرکت در یک فعالیت
است .
افراد تازه وارد اغلب از “سندرم ایمپوستر” رن ج می برند ، این احساس که آنها به دلیل مهارت ندارند ، به اندازه کافی باهو ش
نیستند ، و غیره. آنها مسلماً اشتباه می کنند ، اما تا زمانی ک ه احساس نکنند متعلق به آنها خواه د بود قادر به داشتن تجربه ا ی
کامل نیست. این کار سازمان دهنده هاکاتون است که به آنها کمک می کند تا درک کنند که کاری برای کمک به آنها
دارند .
اولین بار شرکت کنندگان هکاتون وقتی نوبت یافتن یک پروژه برای کار بر روی آن می رود غالباً غرق می شوند. آنها ممکن
است هنوز نمی دانند که چگونه مهارت های خود را با انواع پروژه هایی که روی آنها کار می شود ارتباط دهند. دانست ن
چگونگی مفید بودن ، یک مهارت به خودی خود است. شما باید آنها را به یک پروژه و از طری ق فرآیندی راهنمای ی کنید ت ا
3
آنها بدانند ک ه چگونه م ی توانند د ر ای ن ام ر سهی م باشند. اگ ر شرکت کنندگان گمشد ه زیادی دارید و د ر شروع کار با آنها ب ه
انداز ه کافی کمک نمی کنید ، آنها ترک می شوند – سعی کنید از ای ن امر جلوگیری کنید .
برگزار کننده هاکاتون باید اطمینان حاصل کند که همه کاری دارند. یک راه برای انجام این کار ، داشتن لیستی از رهبران
پروژ ه ه ا قبل ا ز زما ن است: افراد ی که می شناسید ب ا پروژ ه های خاص ی همراه هستند ک ه م ی توانی د سای ر شرکت کنندگان ر ا ب ه
آنها راهنمایی کنید. و م ی توانید برا ی اطمینان حاصل کنی د که پروژ ه ها ی هک شما آماده پذیرش افرا د تازه وار د هستند.
همچنین می توانید فعالیتهای غیر پروژه ای را برگزار کنید – کارگاههای آموزشی ، که در زیر شرح داده شده است – ک ه برای
افراد تازه وارد نیز آسانتر اس ت .
همچنین می توانید با توجه به تازگی ویکی مدیا ، برای تازه واردان با مربیان یا برگزاری یک جلسه پیش از رویداد فق ط برا ی
تازه واردان درنظ ر بگیرید .
هک کرد ن
مسیر هک کردن این است که شرکت کنندگان درگیر مشکلات شوند. اغلب گروه های 2 – 5 نفر در اطراف یک پروژه تشکیل
می شون د ، مانن د ساخت ن ی ک تجسم جدی د داد ه ، نوشتن ی ک سند یا تحقیق مشتر ک با ی ک مشکل. شرکت کنندگا ن لپ تا پ
های خو د را بیرون می آورند ، به برق و وای فای وصل می شوند و کار م ی کنند .
هک شد ن ب ا معرف ی پروژه آغاز می شود. شرکت کنند ه هایی ک ه پروژه های ی ر ا ب ه ای ن رویدا د م ی آورن د ، فرصت دارن د تا د ر
همان ابتدای رویداد به طور خلاصه )حداکثر 1 دقیقه( توضیحاتی را که در آن کار می کنند توضی ح دهند تا سایر شرکت
کنندگان بتوانند به آن پروژه بپیوندند. در پایان ای ن رویدا د ، یک جلسه بست ه بندی به ه ر پروژه این فرصت ر ا می دهد تا برخ ی
از موفقیت ه ا را نشان دهد .
پرورش پروژه های خوب
هر پروژه ای پروژه هکاتون خوبی ایجاد نمی کند. به حداکثر رساندن کیفیت ها ی زیر د ر پروژه ها ی رویداد شما بسیا ر مه م
است :
❖ به وضوح بیان شده است. پروژه ها باید یک سؤال یا مشکلی روشن داشته باشند که سعی در حل آن دارند ، به علاوه ی ک
راه حل پیشنهاد ی مناسب .
4
❖ قابل دستیابی اکثر پروژه ها حدود 25 ٪ از آنچه را که فکر می کنند می توانند در مدت زمان محدودی انجام دهن د انجا م
می دهند. اهداف هر پروژ ه را مدیری ت کنید تا شرکت کنندگان بتوانند در پایا ن جلس ه احساس موفقیت آمیز داشته باشند ، بدون
وقفه .
❖ آسان برای ورود تازه واردان. پروژه ها باید برای افراد تازه وارد و دارای مهارت های مختلف و در سطوح مهارت ها ی
مختلف ، کارهای آماده به کار داشته باشند. برای پروژه های برنامه نویسی ، این وظایف نمی تواند نیاز به درک صحی ح از پای ه
کد داشته باشد و مطمئن شوید که محیط ساخت در کمتر از 20 دقیقه قابل چرخش است. قبل ا ز موعد لیستی از کارها تهی ه
کنید یا مسائل مربوط به github را ایجاد کنید !
به رهبری ذینفع. یک ذینفع )یا “متخصص موضوع موضو ع”( یک پروژه را به سمت ارتباط در دنیای واقع ی هدایت م ی کند.
پروژه های بدون ذینفع می توانند مشکلی را که وجود ندار د “حل” کنند. در حالت ایده آل ، رهبر )یا یکی از رهبران( ذینف ع
است ی ا یک نماینده خوب برای ی ک ذینفع است. م ن اکیداً توصیه م ی کنم سریال Laurenellen McCann ر ا با مشارک ت
ذینفعان د ر کلیه کار ها ی فناور ی مدن ی مرو ر کنید. علاو ه بر ای ن ، هی چ وق ت برا ی ی ک مدیر پروژ ه کافی نیس ت ک ه فقط ی ک
شخص ایده باشد. مراقب باشید وقتی که رهبر ذینفع اس ت اما نمی توانید پیش بینی کنید که چگونه او می تواند همراه با بقی ه
تیم پیاده ساز ی کند. سازمان یافته برا ی پروژ ه هایی که چهار عضو یا بیشتر عضو دارند ، به ویژه افراد تازه وارد ، نق ش رهب ر
پروژه باید هماهنگی باشد ، و اطمینان حاصل شود که هر یک از اعضای تیم کاری برا ی کار کردن داشته و به استقبال اعضا ی
جدید تیم کم ک می کند .
با این گلوله ها مانند ی ک لیست چ ک رفتا ر کنید. پروژ ه هایی ک ه از نظ ر ای ن خصوصیا ت در مورد خودشان فکر می کنند ،
شادتر و پربارتر هستند
اگر می دانید در این رویداد برای چه پروژه هایی کار می کنید ، زودتر می توانید آن پروژه ها را بهتر به فکر این موضوع
برسانید. با راهنمای پروژه ها ملاقات کنید و در صورت امکان در مورد این مؤلفه های پروژه خود صحبت کنید. به عنوان ی ک
سازمان دهند ه ، داشت ن ای ن اطلاعا ت د ر مور د پروژ ه ها همچنین می توان د ب ه شما کم ک کند تا شرکت کنندگان ر ا ب ه سمت
پروژه هایی که ممکن است بخواهند د ر آن کار کنید انجام دهید
در هکتون ت م دار
هاکاتون مضمونی موضوعی است که در آن پروژه ها به یک مشکل خاص محدود می شوند: از قبیل پایداری غذا یا بازگش ت
شهروندان. هکاتون ها ی مضمون قادر ب ه جذ ب متخصصان موضوعی هستند ( چیزی ک ه هکاتون های روباز مانند Open
5
Data Day DC در آن خوب نیست ) ، و پروژه ه ا به طو ر معمول حول مشکلاتی هستند که کارشناسان موضوع در ای ن زمین ه
آورده اند .
هنگامی که هکاتون های مضمون نیز هکاتون های فناوری هستند ، یک مشکل رای ج وجو د دارد: کارشناسان موضوع می توانند
به آسان ی مشکلات موجود در حوزه خو د را شناسای ی کنند اما همیشه نم ی توانن د آن مشکلات را ب ه پروژه ها ی فناور ی کارآم د
تبدیل کنند. سایر شرکت کنندگان ممکن است آماده استفاده از مهارت های خو د باشند اما چیزی درمورد موضوع
hackathon نمی دانند. ساختن این شکاف نیاز به برنامه ریزی دقیق قبل از زمان دارد .
آنچه اغلب نتیجه می گیرد تقسیم اتاق به سه گروه است :
❖ کارشناسان موضوع و سایر شرکت کنندگان با موفقیت در کنار هم کار می کنند .
❖ کارشناسان موضوعی که ب ا دیگر کارشناسان موضو ع در مورد بررسی مسئل ه کار م ی کنند اما عملی نشده اند .
❖ سایر شرکت کنندگان ک ه در تلاش هستند برا ی یافت ن چیزها ی مرتبط با کا ر ب ر روی / اجرا ی راه ح ل ب ا ارزش حداق ل برا ی
حل مشکلات واقعی موضوع تلاش کنند .
شماره 1 عالی است اگر گرو ه خوشحال است ، شمار ه 2 خوب است. اما شماره 3 ب د است: شرکت کنندگان بدون راهنمای ی
موضوع احساس گ م شدن م ی کنند. برای جلوگیری ا ز ای ن امر ، اطمینان حاص ل کنید که پروژ ه ها ی قابل اجر ا را برا ی همه د ر
پیش رو دارید. قبل ا ز این رویداد با کارشناسان موضو ع کا ر کنید تا مشکلات آنها ب ه پروژه تبدیل شود. برای اطمینان ا ز وجود
یک سؤال منسج م ، وجو د منابع لاز م )به عنوا ن مثال مجموعه داده ها( ، و مهار ت های مورد نیا ز برای پروژ ه مطابقت با مهار ت
ها ی مور د انتظار توس ط سای ر شرکت کنندگان )و ب ه مقدا ر کافی( ، ب ه بخش Cultivating Projects خو ب با لا مراجع ه
کنید .
علاو ه ب ر ای ن ، یک متخص ص موضوع ممکن است اید ه ها ی زیاد ی را ارائه ده د ام ا ا و فقط می توان د د ر طو ل یک رویداد د ر
ی ک پروژ ه واح د شرکت کن د ، بنابرای ن اطمینان حاصل کنید ک ه حداقل برا ی هر چها ر شرکت کننده غیر خبره حداق ل یک
متخصص موضوع + پروژه عملی وجود داشته باشد .
قرار دادن افرا د تازه وار د در پروژه های جدی د
سوار شدن شرکت کنندگان بر روی پروژه های موجود می تواند بسیار مشکل باشد. این یکی از سخت ترین قسمت های ه ک
شدن است. بنابراین اگر نتوانن د به یک پروژ ه موجو د بپیوندی د ، اید ه هایی برا ی پروژه های جدید داشته باشید ک ه به ویژ ه برا ی
6
شرکت کنندگان آسان است. آماده سازی ایده های پروژ ه از اهمیت ویژه ای برخوردا ر است اگر انتظار ندارید بسیاری ا ز
شرکت کنندگان پروژه های ی را به ارمغا ن بیاورن د! و همیشه در مورد ایده های شرکت کنندگان از پروژ ه باز باشید. یک پروژ ه
یک ، یعنی کسی که به تنهایی کار م ی کند ، اشکالی ندارد !
نکات دیگر
به کسی اجاز ه ندهید ک ه ایده ای را برای کار در این رویداد مطرح کند ، مگر اینکه واقعاً ایده های کافی برای دور زد ن وجود
نداشته باشد. در غیر این صورت ، این اتلاف وقت با ارز ش همه است .
پس ا ز شروع هک کردن ، هکرها را قط ع نکنید مگر اینک ه اطمینان حاصل کنید که هک یکنواخت پیش می رود ، بررس ی
کنید که هرکسی کاری برای انجام دادن داشته باشد و افراد را در برنامه کلی نگه دارید. فعالیتهای میان روز ه مانند بلندگوها ی
ناهار و تماسها ی ویدیویی با افراد خارج ا ز سایت برا ی شرکت کننده هایی که اکنو ن مشتاق دریافت کار رو ی یک مشکل
هستند ، بسیار دلهر ه آو ر اس ت
تمری ن
ممکن است یک هکاتون موفق فقط هک کردن ، فقط آموزش ، یا هک کردن و آموزش باشد .
اگر تعداد قابل توجهی تازه وارد دارید ، داشتن کارگاه ها ی آموزشی راهی عالی برای انجام دادن کاری به آنها است که آنه ا
راحت تر از غوطه ور شدن به هک کردن هستند. شما می توانید برای آشنایی شرکت کنندگان با موضوع هاکاتون یا مهار ت
های فن ی خاص ی که برای هکاتون مفید است ، کارگاه ها ی آموزشی ر ا اجرا کنید. همچنین کارگاه های آموزشی می توانند
مکان هایی برای بحث در مورد موضوعات موجود در زمینه مربوط به هاکاتون باشند. کارگاه ها باید تا حد امکان تعام ل داشته
باشند
رهبران کارگاه خود را با دق ت انتخاب کنید. در حالت ایده آل ، رهبران قبلاً کارگاه مشابهی را اجرا کرده اند ، بنابراین آنها ب ه
خوبی تکرار می شوند. آنها همچنین باید ب ه اندازه شرک ت کنندگانی که دوست دارید در این رویداد حضو ر داشته باشند
)جنسیت ، نژاد ، سن و …( متنوع باشند. نکات راهنمای تنوع کنفرانس هاپر را در مورد انتخاب بلندگوها بخوانید .
7
در صورت امکان کارگاههای آموزشی را در یک اتاق دوم اجرا کنید. کارگاههای آموزشی 45 – 90 دقیقه ای طو ل خوب ی
دارند. اگر بی ش ا ز ی ک کارگاه دارید ، 15 تا 30 دقیق ه بین کارگا ه ها ر ا بگذاری د تا بتوانی د اولین رهب ر را ببندید و رهبر دوم را ه
انداز ی شود .
در Open Data Day DC ، ما در طو ل دو رو ز شش کارگاه آموزش ی د ر زمینه معرفی داده های باز و API ها ، مقدمه
همکار ی با استفاده از github ، نقشه برداری آزاد ، مقدم ه ای برای پایتون و تعامل با جامعه اجرا کرد ه ایم .
محل برگزار ی و تاری خ
نیازهای اساسی
مکانی ر ا برای میزبانی از رویداد خود و رزرو تاری خ پیدا کنید. این تنها کاری است که شما باید قبل از این رویداد به طور قابل
توجهی انجام دهید. هرچه زودتر بتوانید فضای بهتری را رزرو کنید .
محلی را پیدا کنید که می تواند ارائه کند :
❖ صندلی مناسب )به تصویر زیر مراجع ه کنید(
❖ یک نوا ر قدرت د ر هر جدول
)WiFi❖ سریع و قابل اعتماد است؟ آیا می تواند همه شرکت کنندگان شما را به هم وصل کند؟ آیا این درگاه را مسدود م ی
کند؟ (
❖پروژکتو ر
❖ میکروفون ، حداق ل در اتاقهای بزر گ
❖ ورودی های قابل دسترس ی و فضای صندلی مناسب برای صندلی های چرخدار )و اگر مرحله وجود دارد ، بررسی کنید که
آیا در دسترس است ، در صورت وجود (
❖ حمام در دسترس و خنثی جنسیتی ، یک نفر ه
( اگر در حا ل برگزار ی ی ک رویداد بزر گ هستید ، تمام نگرانی های دسترسی ر ا که در اینجا ذکر شده است مطالعه کنید .)
صندلی
8
شرایط صندلی برای هک کردن و کارگاههای مختلف متفاوت است. برای هک کردن ، شما می خواهید یک میز ضیافت به
سبک با میزها ی بزرگ دایر های تهی ه کنید که ه ر ی ک در حدود 10 نفر است. اتا ق ها ی موجود در ضیافت در کمترین تعداد
افراد را در مقایسه با سایر میزهای صندلی یا صندلی نگه می دارد ، بنابراین هنگام محاسبه ظرفیت ، آن را در نظر بگیری د. برا ی
کارگاه ه ا می خواهید صندل ی به سبک کلاس ، یعنی میزهای مستطیل شکل با صندلی های یک طر ف داشته باشی د
چه زمانی
تاری خ رویداد خود را با دقت انتخاب کنید. از تابستان ، تعطیلات و سایر وقایع مهم د ر زمینه خود اجتناب کنید. آخر هفته برای
افراد ی که د ر ظرفیت حرف ه ای خود شرکت م ی کنند سخت است. شب ها ی آخر هفت ه برای والدین سخت است .
در مورد زمان شرو ع و پایا ن مجاز ، ا ز محل برگزاری خود بپرسید. زمان ورود یا تر ک و زمان شرکت کنندگان / ورود ر ا
تعیین کنید. حداقل 30 دقیقه قبل و بعد از ای ن رویداد برنامه ریزی کنید تا بتوانید پارگی و پاکسازی را انجا م دهید .
اطمینان حاصل کنید که می توانید وارد شوید و شرکت کنندگان شما بتوانند وارد شوند. اگر درب جلوی ساختمان قف ل شد ه
است ، حتماً ی ک کلید داشت ه باشید و اینکه شخصی ر ا د ر درب پست گذاشته است ت ا د ر شرکت کنندگان اجازه شرکت کند
)ممکن است شما به تیمی از افراد نیاز دارید تا در طول روز در در ب جلو بچرخید( .
همچنین بررسی کنید …
بررسی کنید که آیا محل برگزاری امکا ن داشتن غذ ا در اتاق ر ا به شما اجاز ه می دهد .
اگر این رویداد را خارج ا ز ساعات کاری برگزار می کنید ، بررسی کنید که محل تهوی ه / گرمایش هوا باشد .
بودجه محل برگزار ی
اماکن حرفه ا ی هزینه زیادی دارن د ، بنابرای ن بای د محل ی را پیدا کنید که متناسب ب ا بودجه شما باشد. امیدوارم بتوانید فضا ی
خالی با وای فا ی خوب )کتابخانه محلی خود ، یک شرکت دوست و غیره( پیدا کنید .
برا ی یک رویداد بزرگ و یک روز ه د ر یک شه ر بزر گ ، انتظا ر داشته باشی د که قیمت مکان ها هزارا ن دلا ر د ر روز تغیی ر
کنند. ای ن بستگی به میزا ن فضای مورد نیا ز شما دارد و هیچگونه قانونی یا دلیل ی برای قیمت گذار ی وجو د ندارد ، ام ا معمولاً
در حدود 10 تا 30 دلار برای ھر فرد در نظر گرفته می شود .
حمای ت
9
برای رویداده ای بزرگ ، احتمالاً به حمایت مال ی نیاز خواهید داشت تا بتوانید هزینه های خود را تأمین کنید . حامیان مالی
امکاناتی ر ا د ر اختیا ر شما قرار م ی دهن د – پو ل نقد ، فضا ، مواد غذایی ، تی شر ت – با این انتظا ر که سودی از حمای تشان ا ز
رویداد شما بدست آورند.
آن ها ممکن است به این دلیل که شرکت کنندگان خود را مورد بررسی قرار دهند ، اسپانسر شوند یا ممکن است برا ی
محصولی که می خواهند بازاریابی کنند، تبلیغ کنند.
در ازای حمایت آن ها ، به آنچه می خواهید برای حمایت مالی بدست آورید ، فکر کنید. شما مطمئناً در حین جلسه افتتاح و
اختتامیه ا ز حامیان مالی خود تشکر کنید .
فراتر از آن ، آیا می خواهید آن ها پشت تریبون با حاضرین صحبت کنند؟ یا یک میز برای نشان دادن محصولاتشان فراهم
می کنید ؟ این به عهده خود شماست و باید بین جذب اسپان سر های کافی و عدم تداخل در اهداف رویداد خود ، تعادل مناسب
برقرار کنید.
بودجه خود را – به خصوص محل برگزار ی و هزینه های غذا – مشخص کنید ، بنابراین می دانید که چقدر به حمایت ها ی
مالی نیاز دارید. سپ س در زمینه تأمین حامیان مالی خود تعجیل کنید.
غذا
در حالت ایده آل باید برای صبحانه و نوشیدنی ها )به خصوص آب( قهوه کمتر هزینه کنید. اگرچه غذا به طرز حیرت انگیزی
گران است ، بنابرای ن آنچه در توان شماست انجام دهید .
چه چیزی بخری م
باید گزینه های گیاھی و لبنیاتی را تهیه کنید زیرا این رژی م های غذایی بسیار متداول است. رفتن به گیاه خواری اید ه بد ی
نیست. پس از آ ن ، به سای ر رژیم های ی که شرکت کنندگان ممک ن اس ت دوست داشت ه باشند )وگان ، کوس ر ، بدو ن گلوتن(
توجه کنید و تمام تلا ش خود را بکنید .
نسبت به غذایتا ن مسئول باشید. مثل پدر و ماد رها فکر کنید. غذای نسبتاً سالم سفار ش دهی د ا ز غذاه ای سنگی ن که باعث خوا ب
افراد )مانند نان( یا بی اثر )مانند الکل( می شود ، خوددار ی کنید. کافئین و مواد قندی خوب ھستن د )انرژی مه م اس ت( ، اما
غذای اصل ی نیز داشته باشید .
بودجه و تدارکات
رقم 7 تا 15 دلار برا ی ھر نف رلازم است . پیتزا ارزانترین ماده غذایی است ، اما اساساً بدترین غذاست در صورت امکان ا ز
10
پیتزا پرهیز کنید . اگر شما به فکر تدار ک غذا هستید ، حداقل باید 3 روز قبل از رویدا د ، غذا را سفارش دهید .
لباس ه ا
برخی ا ز برگزار کنندگان رویداد ها دوس ت دارن د لباس هایی مانن د ت ی شرت ها یا برچسب ه ا را ارائه دهند .م ن شخصاً فک ر م ی
کنم راه ها ی بسیار بهتر ی برای صرف بودجه خود وجود دارد ، اما اگر واقعاً می خ واهید رضایت شرکت کنندگان تأمین شو د
، ای ن نکات را بخاطر بسپارید .
لباس های ی ک انداز ه تهیه نکنید . برای اطلاعات بیشتر بخش راهنما ی انتخاب تی شرت های متنو ع برای کنفران س را مطالعه
کنید .
http://conference.hopper.org.nz/#tshirts
آیین نام ه رفتاری
در رویدا دهای فناوری معمو لا از زنان و اقلیت ها استقبال نمی شود. ما باید این شرایط را تغییر دهیم. شما می توانید با اتخا ذ
آیین نامه رفتار ی برای این رویداد ، بخشی ازاین تغییرات باشید. آیین نامه رفتاری فقط مربوط به اجرای قوانین فوق نیس ت. ای ن
آیین نامه هنجارهای کلی را تعیین می کند و سیگنالی را به شرکت کنندگان محترم می فرستد که شما می خواهید یک محیط
صمیمی برایشان ایجاد کنید. و مطمئناً اگر مشکلی در رویداد شما وجود داشته باشد ، داشتن آیین نامه رفتار ی به شما کم ک
می کند تا مشکل را سریع تر حل کنید .
به دنبال آیین نامه رفتاری باشید که در رویدادهای بزرگ از آن استفاده شده است و یا از Code for DC’s code of conduct
یا Tech Lady Hackathon + Training Day’s code of conduct کپی برداری کنید . همچنین می توانی د بخش راهنما ی
تنوع کنفرانس ها را در این مورد بخوانید .
http://conference.hopper.org.nz/#coc
ساعت خوشحال ی
ساعت خو ش شب قبل ا ز رویداد ، ب ه شرکت کنندگان کمک م ی کند ت ا د ر یک مکا ن آرام ش بخ ش ، یکدیگ ر ر ا بشناسند.
ساعت خوش عصر روز بعد ا ز بسته شدن هکتون ، به شرکت کنندگان فرصتی می دهد اکنون که که یکدیگر را می شناسند
، با هم معاشرت کنند .
11
ثبت نا م
فرم ثبت نام را با توجه به Eventbrite تنظیم کنید .
محدودیت ثبت نا م
حداکثر ظرفیت خود را تعیین کنید . برای رویدادی با اهداف موازی ، در نظر داشته باشید که شرکت کنندگان در ابتدای
رویداد همه در یک اتاق جمع می شوند ، بنابراینممکن است حداکثر ظرفیت شما کمی بزرگتر از ظرفیت اتاق اصلی شما باشد
)بعضی از افراد می توانند در ابتدا فشار یا ایستاده باشند (.
برای یک رویداد رایگان ، حدود 65 ٪ از افرادی ک ه ثب ت نام م ی کنند واقع اً حضور پیدا می کنند . بنابراین ثبت نام ر ا 150 ٪
نسبت به حداکثر ظرفیت واقعیتان انجام دهید .
جمع آوری اطلاعات
برای جمع آوری اطلاعات در مورد شرکت کنندگان از فرم ثبت نام به شکل زی ر استفاده کنید :
❖ نام )و احتمالاً سایر اطلاعات را طبق نیاز(
❖ آدرس ایمیل
❖ عنوان شغلی
❖ آیا آن ها برای هکاتون ها تازه کار هستند؟
❖ چه نوع هکرهایی هستند ؟ مثالها: توسعه دهنده ، طراح و …..
❖ علاقه مند به هک کردن در چه زمینه ای است؟
❖ آیا آن ها به هر یک از کارگاه های آموزشی علاقه مند هستند؟
❖ چگونه آنها در مورد این رویداد شنیدند ؟
❖ نیازهای ویژه / درخواس ت ه ا
هرچه اطلاعات بیشتری قبل از زمان شروع جمع آوری کنید ، برنامه ریزی بهتری را می توانید انجام دهید . شما می توانید در
مورد اینکه چه کسی به محض آغاز شدن ثبت نام روی چه موضوعی کار خواهد کرد ، فکر کنید . به معنای واقعی کلمه سعی
کنید تصور کنید که چگونه هر یک از شرکت کنندگان ثبت نام شده بر اساس هر اطلاعاتی که درباره آنها می دانید ، در این
رویداد فعالیت خواهند کرد .
12
ده روز قب ل
رهبران پروژه را پید ا کنید
نگاه کنیدچه کسانی م ی آی ن و اگر می دانید برخی از این افراد با پروژ ه ها ی خاصی همراه هستند ، رهبران پروژه را مشخ ص
کنید. همچنین ممکن است د ر این زمان بخواهید با آنها ملاقات کنید تا :
❖ آن ها را در مورد چگونگی پیشرفت در پروژه های خود راهنمایی کنید
❖ مشخص کنید که چگون ه می توانند با تازه واردها رفتارکنند ، چه وظایف ی به عهده تازه بدهند
❖ مشخص کنید که در پروژه به چه نوع کمک ی نیاز دار د
تعیین راهنما
اگر در حال برگزاری کارگاه های تعاملی هستید که شرکت کنندگان در لپ تاپ های خود به همراه آنها شرکت می کنند و
انتظار داری د بسیاری ا ز شرکت کنندگان در آن شرکت کنند ، ممکن است بخواهید یاران کارگاهی در اطراف خود داشته
باشید تا به شرکت کنندگان که گیر کرده اند کمک کنند. برای هر 10 – 20 شرکت کننده حداقل یک یاور برنامه ریز ی کنید .
همچنین می توانید از راهنمایانی برای ثبت نام کردن و یا قرارگرفتن مقابل درب ساختمان استفاده کنید و یا همچنین می توانی د
افرادی برای شناسایی داوطلبان ، عکاسی ، مدیریت رسانه های اجتماعی و همچنین مستند کردن آنچه در این رویدا د برا ی
داستان پردازی پس از آن ر خ می دهد ، در نظر بگیرید .
شرکت کنندگان ایمی ل
شما می توانید ، در این مرحله به شرکت کنندگان ثبت نام شده از طریق ایمیل اطلاعات لجستیکی که می دانید ارسال کنید تا
آن ها بتوانند ا ز قبل برنامه ریزی کنند.
سه روز قب ل
ارتباطات گروهی را تنظیم کنید
راهی را برای شرکت کنندگان خود تنظیم کنید تا به صورت دیجیتالی در ارتباط باشند و بعد از این رویداد در تماس
باشند . برخی گزینه ها عبارتند از :
❖ اتاق چت مانند Slack
13
❖ یک کانال رسانه های اجتماعی ، مانند هشتگ در توییتر یا یک گروه فیس بوک
❖ فضای سند مشترک، مانند Google Docs یا Dropbox
❖ یک لیست ایمیل، مانند یک گروه گوگل
به این فکر کنید که چگونه داستان خود را بیان خواهید کرد
بخشی از تأثیر ماندگار رویداد شما در نحوه یادآوری مردم است :
❖ یک هشتگ انتخاب کنید .
❖ تنظیم یکوبلاگ Tumblr یا دیگر فضای سند مشترک عمومی
❖ به این فکر کنید که چگونه از هکاتون خود عکس بگیرید که داستان آن را بیان می کند.
❖خوانده شده استراتژی های رسانه ای ساخت برای هکاتون .
تهیه مناب ع
شما باید به این رویداد بیاوری د :
❖ کاغذ ، نشانگر و نوار برای نوشتن و ارسال علائم
❖ نشانگرها را برچسب گذاری کنید تا افراد بتوانند نام خود را بر روی برچسب نام خود بنویسند
❖ قلم، کاغذ و تجهیزات دیگر برای تسهیل برنامه ریزی پروژه
❖ فنجان های پلاستیکی، ظروف کاغذی، ظروف یک بار مصرف
همچنین …
❖ محل هر گونه سفارشات مواد غذایی
❖ ایمیل هر روزنامه نگارانی که می دانید ممکن است علاقه مند باش د
❖ شارژ دوربین خود را پر کنید، بنابراین شما آماده برای گرفتن عکس هستند
❖ بعضی از سالن ها برای امنیت به لیست شرکت کنندگان احتیاج دارند . اگر نیاز به ارسال لیست دارید ، حتماً آن را با حروف
الفبا تنظیم کنید . تیم حراست احتمالاً هر آنچه را که دارید ، چاپ خواهد کرد و وقتی لیست به ترتیب نباشد ، همه چیز سریع
پیچیده می شوند.
14
شرکت کنندگان ایمی ل
شما می توانید ، در این مرحله به شرکت کنندگان ثبت نام شده از طریق ایمیل اطلاعات لجستیکی که می دانید ارسال کنید تا
آن ها بتوانند ا ز قبل برنامه ریزی کنند.
روز قب ل
پیاده روی کنید
از مکان خود دور شوید . اطمینان حاصل کنید که :
❖ جداول ضیافت برای هک کردن، جداول مستطیل شکل برای کارگاه های آموزشی
❖ صندلی به اندازه کافی
❖
❖ کارایی WiFi
❖ میکروفون ، حداقل در اتاقهای بزرگ
اگر دو مسیر موازی دارید :
❖ اطمینان حاصل کنید که از فضای کافی برای نگه داشتن همه در یک اتاق برخوردار هستید زیرا شرکت کنندگان در ابتدا
برای جلسه استقبال در یک اتاق جمع می شوند
ایمیل
ارسال یک ایمیل لجستیکی به شرکت کنندگان ثبت نام شده . عبارتند از :
❖ اطلاعات تماس با شما، از جمله شماره تلفن همراه خود
❖ هرگونه اطلاعات ساعت خوش قبل از رویداد و بعد از رویداد: مکان ، تاریخ و ساعت
❖ تاریخ شروع و پایان و زمان از این رویداد
❖ محل رویداد )آدرس و نام ساختمان( ، محل دقیق ورود ، جهت ها و نقشه
❖ یادآوری برای آوردن شناسنامه در صورت داشتن یک check-in امنیتی در محل
❖ یادآوری برای آوردن لپ تاپ و شارژر
15
❖ چه مواد غذایی یا نوشیدنی تهیه می شود و چه موقع )صبحانه ، ناهار ، شام( و چه محدودیت هایی در نظر گرفته می شود
)گیاهی و غیره(
❖ برنامه کارگاه های آموزشی، در صورت وجود
❖ آیین نامه رفتاری )یا یک لینک(
❖ اسامی برگزارکنندگان و قدردانی / تشکر از حامیان مالی
جزوه ها
چاپ دستی برای شرکت کنندگان که شامل موارد زیر است :
❖ اطلاعات فای SSID و رمز عبو ر
❖ هشتگ و URL این رویداد
❖ برنامه )زمان شروع، ناهار، زمان پایان، و برنامه کارگاه در صورت وجود(
❖ لیستی از اتاقهای استراح ت
❖ توصیه مکان های اطراف برای ناهار / شام )و شامل یک نقشه در صورت امکان(
❖ یک نسخه در هر جدول چاپ کنید )یعنی یک نسخه برای هر شرکت کننده 5 – 10 پوند( .
همچنین
❖ اسلایدها را برای جلسه استقبال آماده کنید )در صورت تمایل(
❖ شارژ گوشی خود . فردا روز طولانی خواهد بود .
برنامه هکاتو ن
وقتی زود می رسید
❖ اطمینان حاصل کنید که موارد خوب است: میزها / صندلی ها در آنجا هستند ، پروژکتور کار می کند ، دستشویی ها در
حالت کار هستند
❖ علائم از ورودی اصلی ساختمان مشخص شده باشد
جلسه استقبال
با یک جلسه کوتاه از همه استقبال کنید و روز را شروع کنید :
16
❖ معرفی سازمان
❖ تشکر از مسئولین محل برگزاری و حامیان مالی
❖ تاریخ و هدف از این مراسم را توضیح دهید
❖ بیان آیین نامه رفتار ی
❖ از آنها بپرسید که قبلاً در هاکاتون یا در رویداد خاص شما قبلاً چه کسی نبوده است و سپس آنها را تشویق کنید .
❖ تدارکات را توضیح دهید : ، برنامه کارگاه ها ، ناهار ، زمان پایان
❖ در یک رویداد کوچک )حداکثر حدود 30 نفر( ، می توانند همه شرکت کنندگان خود را معرفی کنند .
هرکسی که پروژه ای را برای کار خود آورده است ، باید این پروژه را به همه معرفی کند . رهبران پروژه تمایل دارند تا زمانی
که می توانند صحبت کنند ، بنابراین ممکن است لازم باشد صحبت آن ها را پس از یک دقیقه قطع کنید تا به زمان مخاطبان
احترام بگذارن د
در طول روز
از کسی بخواهید اتاق هک کردن را اداره کند که به اطراف برود تا بررسی کند که هر پروژه بدون نقصی پیش می رود . ببینید
آیا کسی به چیزی احتیاج دارد یا خیر . شرکت کنندگان را در برنامه کلی نگه دارید . هربار وقت ناهار و یک ساعت قبل از
جلسه ، به همه هشدار دهید .
جم ع بندی
جلسه جمع بندی به همه فرصتی می دهد تا آنچه را که دیگران در طول روز روی آن کار کرده اند ، بشنوند . برای یک گروه
کوچک ، از داوطلبان بخواهید که آنچه را که به دست آورده اند یا آنچه آموخته اند )به ویژه برای شرکت کنندگان در
کارگاه( گزارش دهند . تشویق های مردمی را نیز ارائه دهید .
در گروه های بزرگ ، هرگروه گزارشی درباره دستاوردهای خود داشته باشد . در صورت امکان ، اجازه دهید آنها کارهای
خود را در پروژکتور نشان دهند . اما امور را سریع پیش ببرید . در این مرحله پروژه ها ممکن است حرف های زیادی برای
گفتن داشته باشند . به هر پروژه 1 یا 2 دقیقه زمان دهید و اگر قصد دارند چیزی را در پروژکتور نشان دهند ، قبل از شروع
جلسه جمع بندی ، اطمینان حاصل کنید که آماده است .
سرانجام :
❖ از مسئولین محل برگزاری و حامیان مالی تشکر کنید.
17
از حاضرین تشکر کنید. ❖
❖ اگر رویداد دیگری پس از این رویداد وجود دارد ، افراد را به سمت آن سوق دهید یا از یک داوطلب بخواهید که مردم
را به سمت خود سوق دهد
در پایان
سرانجام وقتی همه شرکت کنندگان رفتند ، اطمینان حاصل کنید که محل مسابقه به حالت اصلی خود برگشته است :
❖ تمیز کنید
❖ علائم را حذف کنید
❖ موارد گمشده را بررسی کنید
پس از پایا ن
بعد از این رویداد :
❖ محاسبه کنید که هزینه این رویداد در کل و برای هر شرکت کننده چقدر است ، فقط بدانید
❖ از شرکت کنندگان در مورد آنچه دوست داشتند و دوست نداشتند سوال کنید